La solicitud o instancia

Es el escrito que se utiliza para solicitar algo de la Administración Pública. Con menor frecuencia también se utiliza en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.

Cualquier persona, en algún momento, necesita dirigirse a la Administración Pública en demanda de algo y utilizará una instancia.

Estructura de la solicitud

Encabezamiento o introducción.

Cuerpo o comunicación.

Cierre.

Encabezamiento o introducción

Se ponen los datos de la persona que realiza la solicitud, que debe ser la misma que firma el documento.

Cuando el solicitante es una empresa o persona jurídica, se incluirán los datos de la misma junto con los de la persona física que la representa legalmente, y que firma la instancia.

El encabezamiento debe contener: nombre y apellidos, documento nacional de identidad (DNI) teléfono, e-mail y domicilio del solicitante.

En ocasiones, cuando el objeto de la solicitud lo requiera, hay que incluir otros datos personales como el lugar de nacimiento, estado civil, edad, profesión, etc.

Cuerpo o comunicación

Es la parte fundamental de la instancia. Se compone de dos apartados:

Exposición de los hechos en que se fundamenta la solicitud. Se ofrece una explicación detallada de datos, motivos, argumentos, etc., en relación con la petición que se va a realizar.

Si existieran varios argumentos, cada uno se expondrá en un párrafo independiente, y es habitual iniciar estos párrafos con la palabra que.

La exposición va precedida de una de las siguientes expresiones, que deben destacar.

EXPONGO, si se redacta en primera persona.

EXPONE, si la instancia se redacta en tercera persona.

El último párrafo  acabará con una coma (,), ya que aprovecharemos para enlazar con el apartado siguiente terminando con alguna expresión como:

...por todo ello,
...por todo lo cual,

...es por lo que,

...y como consecuencia,

...y por esto,
...razón por la que,

Si adjuntamos a la instancia algún documento para acreditar o justificar los argumentos, también lo haremos constar en la instancia.

La petición o solicitud propiamente dicha. Es consecuencia  de los argumentos expuestos en el apartado anterior, y debe estar en consonancia con el mismo.

Va encabezada con la palabra SOLICITO o SOLICITA.

Además, haremos constar el organismo al que nos dirigimos y la población en donde radica, sin indicar la calle ni el número.

Podemos encontrarnos en alguna circunstancia en la que conozcamos el organismo al que tenemos que hacer una petición, pero no sepamos a qué cargo del mismo debemos dirigirnos; en esos casos, pondremos como destinatario a la máxima jerarquía del organismo o institución.

Cierre

Lugar y fecha de la solicitud.
Firma del solicitante.
Pie: se sitúa en la parte inferior, ocupando todo el ancho de la hoja y en él se escribe con mayúsculas el nombre del organismo o dependencia donde se dirige la solicitud, o bien el tratamiento y cargo del destinatario. Puede añadirse la localidad.